Mungkin Anda sudah tidak asing lagi dengan istilah SOP. Apa Itu SOP? SOP adalah singkatan dari Standar Operasional Prosedur. Sederhananya, SOP adalah pedoman terkait prosedur yang harus dijalankan. Misalnya dalam sebuah perusahaan, standar operasional prosedur perusahaan merupakan segala pedoman yang perlu dilakukan karyawan untuk mendapatkan hasil kerja yang baik.
Aturan ini sendiri bukan hanya tentang bagaimana menyelesaikan pekerjaan. Ada SOP jika ada bencana, standar operasional prosedur jika karyawan mendapatkan izin, standar operasional prosedur jika karyawan akan berpindah pekerjaan, dan sebagainya. Intinya, standar operasional prosedur ini akan mengatur agar semuanya berjalan dengan baik, benar, dan efektif.
Apa Itu SOP? Pengertian SOP
Apa itu SOP? Secara sederhana, seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, standar operasional prosedur adalah serangkaian prosedur yang perlu dilakukan untuk mendapatkan hasil yang diinginkan. Nantinya, ini akan menjadi panduan bagi karyawan tentang apa yang harus mereka lakukan.
Standar Operasional Prosedur adalah dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis. Dokumennya standar dan resmi. Dokumen tersebut memuat rangkaian proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi tentang cara pelaksanaan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat pelaksanaan, serta siapa yang akan melaksanakannya.
Cara Membuat SOP
Dalam setiap penyusunan Standar Operasional Prosedur setidaknya Anda harus memperhatikan beberapa hal. Salah satunya adalah masalah prinsip dalam perumusan aturan itu sendiri. Karena fungsinya yang sangat penting, Standar Operasional Prosedur sendiri tidak bisa dibuat sembarangan. Setidaknya, dalam pembuatannya ada beberapa prinsip yang perlu diperhatikan. Berikut tips membuat standar operasional prosedur yang bisa Anda ketahui:
1. Jelas Dan Mudah Dipahami
Karena akan menjadi pedoman dan akan banyak digunakan orang, maka setiap aturan dan langkah dalam SOP harus jelas dan mudah dipahami. Dalam pelaksanaannya, setiap langkah dalam panduan ini harus memuat uraian yang detail sehingga mudah untuk diimplementasikan. Selain itu, pembuatan panduan ini juga harus menggunakan bahasa yang sederhana dan tidak berbelit-belit. Hal ini untuk menghindari kesalahpahaman ketika menafsirkan makna dalam panduan itu sendiri.
2. Efektif Dan Efisien
Salah satu tujuan dari pembuatan SOP adalah agar semua pihak dengan mudah memahami apa yang harus mereka lakukan. Oleh karena itu, dalam pembuatan aturan ini harus mampu mengefektifkan dan mengefisienkan seluruh sistem kerja. Setiap prosedur kerja dalam standar operasional prosedur harus dibuat secara efisien. Hal ini untuk menjaga efisiensi waktu, tenaga, dan tentunya biaya.
Namun, efisiensi ini juga akan erat kaitannya dengan efektivitas. Dalam hal ini, target perusahaan harus menjadi benchmark tertinggi. Sederhananya, dalam pembuatannya standar operasional prosedur perusahaan harus dibuat berdasarkan tujuan perusahaan itu sendiri. Aturan ini akan menjadi cara untuk mewujudkan tujuan tersebut secara efisien dan efektif.
3. Keselarasan
Prinsip lain dalam penyusunan SOP adalah keserasian. Salah satu keberpihakan tersebut berkaitan dengan tujuan perusahaan. Selain itu, penyelarasan ini juga terkait dengan visi, misi, sumber daya, dan juga beberapa hal lainnya.
4. Dinamis
Dalam hal ini SOP dapat berubah sewaktu-waktu. Tentu saja perubahan ini terjadi dengan pemberitahuan sebelumnya. Perubahan aturan menjadi penting karena harus menyesuaikan dengan kondisi yang ada. Di sinilah pentingnya mengevaluasi standar operasional prosedur itu sendiri. Nantinya, kekurangan yang ada dapat diperbaiki dan menghasilkan aturan atau pedoman baru yang lebih baik.
Demikian ulasan tentang apa itu SOP atau Standar Operasional Prosedur yang dapat Klik Bisnis Digital sampaikan. Ketahui pengertian dan cara membuatnya, semoga bermanfaat.
